Cosa devi fare?
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Cos'è?

FatturaPA-PRofessionisti è l'applicazione web gratuita pensata per semplificare la redazione della fattura elettronica da parte dei Professionisti nei confronti della Pubblica Amministrazione e dei privati.

Non devi installare alcun software sul tuo computer, non è richiesta alcuna registrazione al sito e non ci sono captcha da decifrare. L'applicazione non registra dati sensibili sul server ed è utilizzabile anche da dispositivi mobili.

Con il nuovo WorkBench, il "tavolo da lavoro" di FatturaPA-PRofessionisti, potrai invece analizzare, visualizzare e rieditare tutte le fatture elettroniche attive e passive gestite in proprio.

Ricorda che la conservazione "a norma" sarà automatica solo se avrai preventivamente aderito alla convenzione di servizio proposta gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate. Diversamente dovrai versare manualmente in conservazione le tue fatture o affidarti ad un conservatore privato (vedi sotto per maggiori dettagli).

Vuoi eliminare la pubblicità? Valuta l'acquisto di una API-Key! Per appena € 9,50 navigherai senza banner pubblicitari e relativi cookies; potrai inviare automaticamente via e-mail una copia di cortesia pdf delle fatture elettroniche generate con FatturaPA-PRofessionisti rimuovendo l'annotazione "generato con https://fpa.dirittopratico.it"; potrai ricevere via e-mail i pdf prodotti con i modelli di RedattorePDF o creare moduli personalizzati per ottenere informazioni dai Tuoi Clienti; avrai infine contribuito a mantenere vivo il progetto!

Cosa mi serve?

Se hai scelto di gestire in proprio la fatturazione elettronica leggi anzitutto la guida predisposta dall'Agenzia delle Entrate indispensabile ad apprendere concetti fondamentali. Fatto questo siamo pronti per iniziare!
N.B.: quelli che seguono sono semplici consigli pratici, chiaramente puoi organizzarti come ritieni più opportuno...

APredisponi l'ambiente di lavoro

Crea una struttura di cartelle "ad albero" per raccogliere le tue fatture attive e passive. Ad esempio puoi avere una cartella radice "fatture" con all'interno le sottocartelle relative all'anno di riferimento (es. "2018", "2019" e così via). Dentro alla cartella dell'anno di riferimento crea una cartella "passive" (dove archiviare tutte le fatture passive che riceverai) e tante cartelle quante saranno le fatture attive divise per numero (es. "fattura 1-2019"). In queste ultime salverai, oltre al file .xml, tutti i files collegati (la fattura firmata, la versione pdf, le PEC di accettazione e consegna, le notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio...)

Ricorda che nonostante le fatture attive e passive siano automaticamente versate in conservazione (previa adesione alla relativa convenzione di servizio), è opportuno che tu archivi ordinatamente tutte le fatture sul tuo computer eseguendo periodici backup.

BAderisci al servizio per la conservazione gratuita delle fatture elettroniche

Ai fini fiscali e tributari, archiviare fatture e note di credito sul proprio computer non è sufficiente se non per esigenze correnti; il DMEF 17-06-2014 richiede espressamente che l'archiviazione "di lungo periodo" avvenga nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71 del Codice dell'Amministrazione Digitale (la c.d. conservazione "a norma"). Il processo di conservazione deve essere completato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale.

L'Agenzia delle Entrate, così come previsto dall'art. 1 del DLT 127-2015, ha messo a disposizione dei Contribuenti un servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche. Il comma 6bis del citato decreto legislativo, aggiunto con la legge di bilancio 2018 (L. 205-2017, comma 909), prevede espressamente che "... gli obblighi di conservazione previsti dall'articolo 3 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio ...". In altre parole, tutte le fatture/note di credito elettroniche, attive e passive, PA e privati, vengono automaticamente versate in conservazione senza che l'utente debba compiere alcuna operazione ulteriore all'invio (via PEC o portale web) al Sistema di Interscambio.

Attenzione però: la conservazione automatica delle fatture veicolate dal Sistema di Interscambio è subordinata alla preventiva adesione da parte dell'utente al servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate accessibile dal portale "Fatture e Corrispettivi. A partire dal giorno successivo a quello della sottoscrizione della convenzione di servizio, tutte le fatture per le quali l'utente rappresenta il cedente/prestatore o il cessionario/committente e che transitano sul SdI saranno inviate in conservazione con modalità automatiche. In tal caso la "ricevuta di consegna al destinatario" assume anche il valore di ricevuta di avvio del processo di conservazione. Per le fatture emesse precedentemente alla data di adesione al servizio (attive e passive), l'utente può richiederne la conservazione con un semplice upload (v. paragrafi 7.1 e 10 Manuale di Conservazione).

CRegistra il tuo indirizzo telematico per ricevere le fatture elettroniche

I soggetti che emettono fattura nei tuoi confronti possono indicare al Sistema di Interscambio un indirizzo telematico dove fartela recapitare. Questo indirizzo può essere un codice univoco di sette caratteri o un indirizzo PEC. Evidentemente, se hai deciso di gestire in proprio la fatturazione elettronica e non hai un gestionale di Studio tanto evoluto da poter comunicare direttamente con il SdI, il tuo indirizzo telematico sarà un indirizzo di posta elettronica certificata. Poiché il SdI non esegue alcun controllo preventivo sulla validità dell'indirizzo del destinatario indicato dall'emittente fattura, se questo fosse errato o neppure specificato (codice convenzionale "0000000") dovresti recuperare la fattura direttamente dalla piattaforma "fatture e corrispettivi". Per avere la certezza di ricevere tutte le fatture sulla propria PEC indipendentemente dall'indirizzo telematico indicato dall'emittente, è sufficiente accedere a "fatture e corrispettivi" e registrare il relativo indirizzo ("fatturazione elettronica e conservazione"->"registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche").

Come creo ed invio una fattura?

Tutte le funzionalità dell'app sono raggiungibili dal menu che appare passando con il mouse su "Cosa devi fare?". Un click sul simbolo a forma di casetta per tornare alla pagina iniziale abbandonando ogni modifica.

1Crea la fattura o la nota di credito in formato xml

Scegli "devo generare una nuova fattura o una nota di credito" per generare un nuovo documento a partire da zero. Se invece desideri importare un documento precedentemente salvato sul tuo PC seleziona "devo importare un documento esistente o esaminare una notifica del Sdi". In alternativa, trascina semplicemente una fattura, firmata o non firmata, sulla finestra del browser!

Per generare la fattura elettronica o la nota di credito devi compilare tutto il form con i dati richiesti. In ogni momento, quindi ancor prima di aver completato il modulo, puoi premere il pulsante "genera il documento" (posto in fondo alla pagina) per verificare quali campi devi ancora valorizzare obbligatoriamente e quali contengono eventuali errori formali da correggere.

Se il destinatario della fattura è una Pubblica Amministrazione clicca sulla piccola lente in corrispondenza del blocco "destinatario della fattura": si aprirà un campo di ricerca che ti consentirà di trovare qualsiasi ufficio "censito" sull'iPA. L'aggiornamento dell'archivio è quotidiano.

Se il destinatario è un privato puoi acquisire il suo QR-Code con la webcam o provare ad ottenere i dati inserendo soltanto la partita iva.

Per non inserire ogni volta i tuoi dati seleziona l'opzione "ricorda i miei dati".

2Allega la documentazione (se necessario)

Completato correttamente tutto il form e dopo aver premuto il tasto "genera il documento" il software ti avviserà che il documento è completo offrendoti la possibilità di scaricare la fattura o la nota di credito appena generata. Questo è il momento per allegare eventuali documenti (ad esempio, se richiesto dall'Ufficio in caso di fatturazione verso la PA, il progetto di notula o il provvedimento di liquidazione in formato PDF). PRIMA di cliccare sul tasto "scarica la fattura" o "scarica la nota di credito" inserisci la descrizione dell'allegato e clicca su "sfoglia" per individuare il file registrato sul tuo computer. Se devi allegare più di un file clicca sul pulsante "aggiungi". Per rimuovere un allegato inserito per errore selezionalo con un click nella casella accanto al cestino e clicca sul pulsante "rimuovi". Un click su "azzera tutto" per rimuovere tutti gli allegati.

Quando hai indicato tutti i documenti da allegare clicca su "scarica la fattura".

3Scarica e/o ricevi via mail il file xml

A questo punto il file xml che rappresenta la tua fattura elettronica sarà salvato nella cartella configurata sul tuo browser per ospitare i files scaricati dal web (generalmente la cartella "download" dentro "documenti").

Fai attenzione a non rinominare arbitrariamente il file e verifica che il tuo browser non abbia aggiunto un suffisso al nome stesso per differenziarlo da altro già presente (in caso, ad esempio, tu abbia già scaricato lo stesso documento più di una volta). Se vuoi poter visualizzare il documento in modo "leggibile", scarica il foglio di stile e salvalo nella stessa cartella dove conserverai la fattura o la nota di credito elettronica dopodiché aprilo con il tuo browser.

4Firmalo con il tuo dispositivo di firma digitale

Prima di trasmettere la fattura o la nota di credito al Sistema di Interscambio, questa deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata se il destinatario è una Pubblica Amministrazione. Se il destinatario è un privato, la firma non è richiesta ma è pur sempre consigliabile qualora non ci si avvalga della PEC quale canale trasmissivo. I formati ammessi sono il CAdES-BES e lo XAdES-BES. Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time”, che riporta la data, l’ora e la "time zone". Non è invece necessaria l’ apposizione della marca temporale.

5Trasmettilo al Sistema di Interscambio

Per recapitare la fattura o la nota di credito elettronica devi trasmettere il file .xml firmato al Sistema di Interscambio via PEC oppure via web sul portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. Se non hai mai inviato una fattura elettronica l'indirizzo PEC da inserire solo la prima volta come destinatario del file .xml firmato è sdi01@pec.fatturapa.it. L'oggetto del messaggio non è rilevante per il sistema ma potrà essere utile specificarlo (con i riferimenti alla fattura) per l'indicizzazione e l'archiviazione (es. "Invio fattura elettronica nomedelfile.xml").

6Verifica l'esito della trasmissione

A questo punto riceverai le classiche ricevute di accettazione e consegna e dopo qualche minuto il messaggio del SdI di scarto ovvero di consegna/mancata consegna al destinatario. Se il destinatario è un privato molto probabilmente riceverai un messaggio di mancata consegna, ma non ti preoccupare: il SdI ti avvisa che non è stato possibile recapitare il documento al destinatario ma che lo stesso è a sua disposizione all'interno della sua area riservata sul sito dell'Agenzia delle Entrate. Attenzione: con lo stesso messaggio il sistema comunicherà anche il nuovo indirizzo PEC da utilizzare per i futuri invii.

Per interpretare le PEC ricevute dal Sistema di Interscambio apri il menu e clicca su "devo importare un documento esistente o esaminare una notifica del SdI" e seleziona il file .eml o .msg relativo alla PEC ricevuta che avrai avuto cura di salvare in una cartella creata ad hoc (nominata, ad esempio, "fattura 123-2016") insieme al file .xml della fattura, il file firmato, le ricevute di accettazione e consegna e magari il foglio di stile per la visualizzazione.

FatturaPA-PRofessionisti ti mostrerà una versione "intelligibile" del messaggio ricevuto dal SdI con alcune indicazioni operative su come procedere.

Salva nella stessa cartella tutti i messaggi che riceverai dal SdI relativi alla specifica fattura o nota di credito.

E le fatture passive?

Se hai registrato una PEC sul sito dell'Agenzia delle Entrate come indicato al punto "C" (meglio ancora una nuova PEC da dedicare esclusivamente alla fatturazione elettronica) tutte le tue fatture passive le riceverai presso l'indirizzo di posta elettronica certificata specificato.

Abbi cura di salvare le fatture passive in una cartella che rappresenterà il tuo "raccoglitore/cassetto virtuale" proprio come quello "reale" dove metti le fatture cartacee ricevute per consegnarle periodicamente al tuo commercialista. Adesso non dovrai più materialmente portargli il cartaceo, sarà sufficiente inviargli le fatture per mail, magari compresse in un unico file .zip!

Per aiutarti a tenere sotto controllo tutte le fatture, che dunque avrai ordinatamente archiviato sul tuo PC, puoi utilizzare il nuovo WorkBench, uno strumento ipersemplificato pensato per analizzare, visualizzare e rieditare le fatture elettroniche attive e passive gestite "in proprio". Leggi l'articolo pubblicato su "Avvocati Telematici" a cura dell'Avvocato Roberto Arcella e prova a "giocarci" trascinandoci sopra, se già ne hai, le fatture elettroniche già emesse o ricevute... 

Qualcosa non è chiaro? Approfitta del forum: non è richiesta la registrazione e puoi intervenire anche in forma completamente anonima!

Tips & tricks

In ogni momento, prima ancora di aver riempito tutto il modulo, puoi premere il pulsante "genera il documento" per evidenziare i campi contenenti errori formali e quelli ancora da valorizzare obbligatoriamente. In tal modo vengono anche sviluppati i calcoli e mostrati gli importi che verranno esposti in fattura. Soffermandoti con il mouse sui campi delle competenze apparirà un tool-tip con il dettaglio di quantità, prezzo unitario, prezzo totale e eventuali spese generali di ogni singola linea.

In alternativa alla ricerca generale sul dataset OpenData iPA, se destinatario della fattura è un Ufficio Giudiziario puoi anche solo inserire il nome dell'Ufficio nel campo "Denominazione" (es.: "Tribunale di Grosseto") e premere il tasto invio (o il pulsante "genera il documento") lasciando vuoti TUTTI gli altri campi del blocco "dati del destinatario della fattura". Se l'Ufficio è presente sul wiki di Diritto Pratico tutti i dati mancanti saranno inseriti nel form automaticamente.

Se hai necessità di specificare le quantità, ad esempio per la fatturazione delle indennità spettanti a GOT, VPO ecc., inserisci nel campo "competenze", accanto alla descrizione di ogni singola prestazione, la "quantità x importo" (ad esempio "10x98").

Se hai necessità di dettagliare i campi <DataInizioPeriodo> e <DataFinePeriodo>, specifica l'arco temporale inserendolo tra parentesi nel campo "descrizione competenza", ad esempio "revisione progetto (dal 01-01-2018 al 31-05-2018)".

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FatturaPA-PRofessionisti è in continuo sviluppo. Intervieni sul forum per condividere la tua esperienza, segnalare anomalie, suggerire nuove funzionalità.

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